Die Weihnachtsfeier ist für viele Unternehmen der einzige Termin im Jahr, an dem wirklich alle zusammenkommen. Genau deshalb wird sie oft unterschätzt: Wer erst im Oktober anfängt, findet in Berlin weder eine passende Location noch verfügbare Dienstleister. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, in welcher Reihenfolge Sie vorgehen und worauf es bei Ausstattung, Budget und Ablauf ankommt.
Die ehrliche Antwort lautet: früher, als die meisten denken. In Berlin sind die gefragten Locations für den Dezember bereits im Frühsommer vergeben. Wer im September anfragt, wählt nicht mehr aus, sondern nimmt, was übrig ist.
Für die Ausstattung gilt dasselbe. Der Dezember ist für Vermieter von Eventmobiliar die dichteste Zeit des Jahres. An einem Freitag Mitte Dezember finden in Berlin parallel hunderte Firmenfeiern statt, und der Bestand an Stehtischen, Barelementen und Loungemöbeln ist endlich.
| Zeitpunkt | Was jetzt ansteht |
|---|---|
| Juni bis August | Termin festlegen, Budgetrahmen abstimmen, Location anfragen |
| September | Location buchen, Catering und Ausstattung reservieren, Programm skizzieren |
| Oktober | Einladungen versenden, Technik klären, Deko-Konzept festzurren |
| November | Gästezahl final melden, Sitzordnung planen, Ablauf durchsprechen |
| Dezember | Aufbau, Durchführung, Abbau |
Ein kurzer Realitätscheck aus der Praxis: Anfragen, die uns im November für den ersten Dezemberfreitag erreichen, können wir häufig nur noch mit Einschränkungen bedienen. Wer im August reserviert, bekommt exakt das Mobiliar, das zum Konzept passt.
Bevor Sie Angebote einholen, brauchen Sie einen Rahmen. Sonst vergleichen Sie Konzepte, die nicht vergleichbar sind. Bewährt hat sich, das Budget in fünf Blöcke zu teilen und jedem einen groben Anteil zuzuweisen.
Der Puffer ist kein Luxus. Nachträglich angemeldete Gäste, ein zusätzlicher Stehtisch oder eine Taxipauschale am Ende des Abends tauchen in jeder zweiten Planung auf.
Für Betriebsveranstaltungen gilt in Deutschland ein Freibetrag von 110 Euro brutto pro Mitarbeiter und Veranstaltung, und zwar für bis zu zwei Firmenveranstaltungen im Jahr. Alles darüber ist lohnsteuerpflichtig. In die Berechnung fließen sämtliche Kosten ein, also auch Raummiete, Dekoration und Mobiliar. Rechnen Sie den Betrag früh gegen Ihre Gästezahl, dann wissen Sie, wo die Grenze liegt. Details dazu finden Sie in unserem Ratgeber zum Firmenevent planen.
Berlin bietet vom Industrieloft über das Hotel bis zum Museumsfoyer nahezu jedes Format. Die Entscheidung fällt leichter, wenn Sie vorher drei Fragen beantworten.
Kalkulieren Sie mit einer Zusagequote von 70 bis 85 Prozent der Eingeladenen. Eine Location, die exakt für die Gesamtbelegschaft ausgelegt ist, wirkt am Abend leer.
Das ist die folgenreichste Entscheidung überhaupt, weil sie Raumbedarf, Mobiliar und Ablauf bestimmt. Ein sitzendes Dinner braucht rund 1,5 bis 2 Quadratmeter pro Person inklusive Bewegungsfläche. Ein Stehempfang kommt mit deutlich weniger aus und lässt mehr Durchmischung zu.
Fragen Sie konkret nach, was die Location stellt und in welchem Zustand. Viele Häuser haben Bestuhlung, aber keine Tischwäsche. Andere haben Tische, die nicht zum Konzept passen. Diese Lücke füllen Sie mit Mietmobiliar, und dafür brauchen Sie die Maße des Raums.
Eine nüchterne Halle wird durch Ausstattung zum Festsaal, ein überladener Raum durch Reduktion zum ruhigen Rahmen. Beides funktioniert, aber nur mit einem Konzept. Legen Sie deshalb früh fest, welche Wirkung Sie erzielen wollen: klassisch und festlich, modern und reduziert oder gemütlich mit Loungecharakter.
Diese Entscheidung bestimmt anschließend jede Einzelauswahl, von der Tischdecke bis zur Bar.
Die Ausstattungsliste ergibt sich fast automatisch, sobald Format und Gästezahl feststehen. Drei Bereiche sollten Sie getrennt durchgehen.
Beim sitzenden Dinner arbeiten Sie mit runden Banketttischen oder langen Tafeln. Runde Tische für acht bis zehn Personen fördern Gespräche in kleinen Gruppen, lange Tafeln erzeugen ein gemeinsames Bild und wirken festlicher. Für den Stehempfang brauchen Sie Stehtische, Faustregel: einer pro vier bis sechs Gäste. Die passenden Modelle finden Sie in unserer Auswahl an Tischen und Stühlen.
Die Bar ist auf jeder Weihnachtsfeier der Ort, an dem sich der Abend entscheidet. Steht sie zentral, entsteht Bewegung. Steht sie in der Ecke, bilden sich Schlangen. Planen Sie ausreichend Abstellfläche ein und denken Sie an Beleuchtung, gerade im Dezember, wenn es früh dunkel ist. Unsere Bars und Buffets lassen sich modular kombinieren.
Ein Bereich zum Sitzen abseits der Tische wird konsequent unterschätzt. Er gibt Gästen, die nicht tanzen und nicht am Stehtisch stehen wollen, einen Platz. Zwei Sofas, ein paar Sessel und niedrige Tische genügen, um eine zweite Zone zu schaffen. Wie Sie dabei vorgehen, beschreiben wir ausführlich im Ratgeber Loungemöbel mieten.
Für eine einzelne Veranstaltung im Jahr lohnt sich Anschaffung selten. Beim Mieten kommen Lieferung, Aufbau und Abholung aus einer Hand, und Sie müssen nichts einlagern. Einen Überblick über das gesamte Sortiment gibt die Seite Mietmöbel in Berlin.
Klären Sie beim Anbieter drei Punkte vorab: Wie lange läuft der Mietzeitraum, wer übernimmt Auf- und Abbau, und bis wann können Sie Mengen anpassen.
Weihnachtsdekoration kippt schnell ins Beliebige. Der Unterschied zwischen wirkungsvoll und überladen liegt fast immer in der Beschränkung auf wenige, konsequent durchgehaltene Elemente.
Für die Umsetzung stehen Ihnen unsere Veranstaltungsdekoration und die Eventfloristik zur Verfügung. Gerade im Dezember lohnt sich echte Floristik: Sie bringt Duft und Textur in den Raum, was künstliche Deko nicht leistet.
Wenn Ihr Budget knapp ist, investieren Sie zuerst in Licht. Ein Raum mit warmem, indirektem Licht und Kerzen auf den Tischen wirkt festlicher als derselbe Raum mit doppelt so viel Dekoration unter Neonröhren.
Klären Sie früh, ob die Location Kerzen mit offener Flamme erlaubt. Viele Häuser bestehen aus Brandschutzgründen auf LED-Alternativen.
Wir statten Ihre Firmenfeier komplett aus, von Mobiliar über Tischwäsche bis zur Floristik. Lieferung, Aufbau und Abholung übernehmen wir.
Unverbindlich anfragenEin Abend ohne Struktur zerfällt, ein durchgetakteter Abend erdrückt. Die Mitte finden Sie mit wenigen festen Punkten und viel freier Zeit dazwischen.
Zur Rede der Geschäftsführung ein praktischer Hinweis: Sie wirkt am besten früh am Abend, solange alle aufmerksam sind, und sie sollte konkret werden. Ein Dank, der Namen und Projekte nennt, bleibt hängen. Ein allgemeiner Jahresrückblick nicht.
Das Essen bestimmt den Rhythmus des Abends stärker als jeder Programmpunkt. Drei Varianten haben sich durchgesetzt, und jede hat Folgen für Mobiliar und Raumaufteilung.
| Variante | Wirkung | Was Sie dafür brauchen |
|---|---|---|
| Serviertes Menü | Festlich, ruhig, planbarer Ablauf | Feste Sitzplätze, Tafeln oder Banketttische, vollständige Eindeckung |
| Buffet | Zwanglos, Gäste bewegen sich | Buffetelemente, ausreichend Sitzplätze, klare Wege |
| Flying Buffet | Kommunikativ, keine feste Sitzordnung | Stehtische, Abstellflächen, Loungebereich als Rückzugsort |
Ein häufiger Fehler: das Buffet zu nah an der Bar aufzubauen. Beide ziehen Menschen an, und wenn sich die Schlangen kreuzen, entsteht ein Engpass, der den halben Raum blockiert. Planen Sie zwischen beiden Punkten so viel Abstand ein, wie der Raum hergibt.
Denken Sie außerdem an die Zeit nach dem Essen. Wenn Teller abgeräumt sind und die Tafel leer wirkt, brauchen Gäste einen Grund zu bleiben. Ein zweiter Bereich mit Loungemöbeln oder eine geöffnete Bar leistet genau das.
Die unsichtbaren Dinge entscheiden darüber, ob ein Abend rund läuft. Gehen Sie diese Punkte spätestens vier Wochen vorher durch.
Zur Anlieferung ein Detail, das oft übersehen wird: Prüfen Sie, ob die Location eine Ladezone hat und ob ein Aufzug groß genug für Mobiliar ist. In Berliner Altbauten scheitert der Aufbau gelegentlich an einer Treppe.
Beginnen Sie im Juni oder Juli. Die begehrten Locations für Dezembertermine sind im Sommer bereits weitgehend vergeben, und auch bei Catering und Ausstattung wird die Auswahl ab September deutlich kleiner. Für kleine Runden bis 30 Personen reicht ein Vorlauf von zwei bis drei Monaten.
Donnerstag und Freitag sind am beliebtesten und entsprechend teuer und knapp. Ein Mittwoch verschafft Ihnen oft bessere Verfügbarkeit und mehr Verhandlungsspielraum. Der Nachteil: Am Folgetag wird gearbeitet, was den Abend meist früher enden lässt.
Für ein sitzendes Dinner rechnen Sie mit etwa 1,5 bis 2 Quadratmetern pro Person einschließlich Bewegungsfläche. Beim Stehempfang genügen rund 0,8 bis 1 Quadratmeter. Tanzfläche, Bar und Garderobe kommen jeweils zusätzlich dazu.
Pro Mitarbeiter und Veranstaltung sind 110 Euro brutto steuerfrei, und das für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. In die Summe fließen alle Kosten ein, also auch Raummiete, Mobiliar und Dekoration. Wird der Betrag überschritten, ist nur der übersteigende Teil zu versteuern.
Ja. Genau dafür ist Mietmobiliar gedacht. Unsere Mietpreise beziehen sich auf bis zu drei Tage, sodass Aufbau, Veranstaltung und Abbau abgedeckt sind. Lieferung, Aufbau und Abholung übernehmen wir auf Wunsch komplett.
Melden Sie Änderungen so früh wie möglich. Bis wenige Tage vor dem Termin lassen sich Mengen in der Regel noch anpassen, im Dezember allerdings nur im Rahmen des verfügbaren Bestands. Das ist einer der Gründe, warum ein Puffer bei der Reservierung sinnvoll ist.
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